Est-ce que Lync 2010 est compatible avec les autres systèmes vidéo?

Business interface buttonTout cela semble simple. Vous avez une caméra web sur votre ordinateur et un bouton vidéo dans votre application Lync. Effectuer un appel vidéo vers un système Cisco, Polycom, LifeSize ou Vidyo devrait fonctionner.

Même si Lync 2010 supporte la vidéo, cela ne fonctionne bien que lorsque vous appelez un collègue sur le même réseau Lync, ou une autre compagnie fédérée par votre entreprise, et qui utilise aussi Lync.

Mais ne devrait-il pas être simple d’effectuer un appel vidéo vers un autre système?

Est-ce que Lync 2010 supporte les appels vidéo vers les autres systèmes vidéo?

Microsoft utilise un codec vidéo : un algorithme pour la compression et décompression de la vidéo qui était adapté du VC-1 et est sorti premier avec OCS 2007 puis a continué avec Lync 2010. La réalité est que ce codec n’est pas compatible avec d’autres produits sur le marché. Tout comme Skype qui utilise un autre codec, VP7 ou VP8, et d’autres encore ne sont pas compatibles avec Lync ou tout autre système de salle.

Microsoft utilise SIP pour les communications, cela ne devrait-il pas être compatible avec les autres systèmes?

Et ici encore Microsoft a dévié du standard SIP et a ajouté ses propres extensions pour des choses comme l’authentification et la présence. Ceci signifie que Lync (anciennement OCS) n’est pas compatible avec les autres implémentations de SIP des autres systèmes de vidéo ou de téléphone.

Qu’est-ce que cela signifie pour moi, en tant qu’utilisateur? Est-ce que je peux rendre Lync compatible?

Bien, il n’y ait peut à faire pour un consommateur moyen ou une entreprise, sauf d’attendre que le marché technologique arrive à proposer une solution. Les experts technologiques doivent introduire une des deux choses suivantes:

  1. Construire une porte d’entrée, ou un pont, qui fera le travail de transcoder ou convertir le signal et l’information vidéo en quelque chose de plus standard.
  2. Connecter les Serveurs Lync à un système qui comprend et traite la vidéo et l’audio RT en plus de la saveur SIP de Microsoft. Par exemple, un Polycom HDX7000 possède un support interne pour le SIP de Microsoft.

Faire fonctionner Lync avec ce qui existe déjà

businessman hand pushing solution buttonMicrosoft Lync supporte un codec standard de rechange, nommé H.263. Il offre à l’utilisateur une fenêtre de vidéo de basse résolution (CIF 352 x 288) et fonctionne avec une grande variété de systèmes vidéo. Mais ceci nécessitera quand même d’une passerelle d’entrée ou un convertisseur de signal pour les systèmes présents dans l’appel, plus une médiation technologique – cela ne fonctionnera pas tout seul.

Et Lync 2013 dans tout ça?

Lync 2013, qui a été en beta il y a quelques temps déjà, est sorti officiellement le 29 janvier 2013. Il inclut un nouveau codec, appelé H.264 SVC, qui offre une meilleure compatibilité de codec avec les systèmes existants. Mais il possède toujours la version SIP de Microsoft, avec toutes ses extensions devant être converties à un certain point entre les gens ayant une conversation vidéo utilisant un autre système que Lync.

L’autre bonne nouvelle est que H.264 offre aux utilisateurs de Lync le potentiel d’un appel à qualité HD et résolution de 1080p. Ceci est un véritable pas vers l’avant.

Utilisez-vous Lync actuellement ou pensez-vous à déployer Lync? Si vous avez besoin de Lync pour discuter avec d’autres systèmes vidéo, qu’ils soient personnels ou de salle, mais n’êtes pas sûr de la procédure à suivre, contactez-nous.

Skype pour les entreprises – un outil de communication unifiée?

Skype est devenu très ‘populaire’ suite à son apparition dans la série télévisée ‘’The Big Bang Theory’’, dans laquelle les personnages l’utilisent beaucoup pour ‘communiquer. Par exemple, les parents de Raj qui vivent en Inde ne sont connus du public que par les appels Skype entre eux et Raj, qui vit aux États-Unis.

J’utilise le mot ‘populaire’ entre guillemets parce que la télévision a offert à Skype un niveau de notoriété dont la plupart des technologies ne peuvent bénéficier. Cette série télé a en quelque sorte, normalisé l’utilisation de Skype. Et il faut noter que le mot Skype n’est pas mentionné dans l’émission, mais que nous assumons que le programme Skype est celui utilisé.

Skype – Le programme de communication web le plus populaire au monde pour la voix et la vidéo

Des millions de gens l’utilisent chaque jour pour les communications personnelles.

Screen-Shot-2013-02-21-at-2.53.38-AMSelon TeleGeography, ”Alors que la croissance du trafic téléphonique international ralenti, le trafic des applications de messagerie et voix tel que Skype continue de croitre à un rythme phénoménal. TeleGeography estime que le trafic de voix et vidéo Skype-à-Skype transfrontalier a augmenté de 44% en 2012 (167 billions de minutes). Cette augmentation de presque 51 billions de minutes représente le double de ce qui s’est produit pour les services internationaux combinés.”

Ces utilisateurs personnels utilisent aussi Skype pour les affaires.

Skype est utilisé pour bien plus que la simple vidéo. En fait, le programme est seulement à ses débuts, l’appel audio est encore beaucoup utilisé. Skype offre une technologie de Communication Unifiée (CU) assez puissante, mais pas aussi ‘industrielle’ que certaines offres entrepreneuriales comme Cisco ou Microsoft.

Les capacités de CU offertes par Skype le rendent beaucoup plus pratique que toute capacité de communication simple seule.

Quelles sont les capacités de CU nécessaires afin de qualifier un produit CU?

  1. PrésenceUC-Capabilities
  2. Messagerie Instantanée (MI)
  3. Voix
  4. Vidéo

Les capacités CU de Skype

Présence: La Présence signifie savoir le statut ou la disponibilité des gens qui font partie de votre liste de contacts Skype. Si vous avez 25 individus sur votre liste, avec un regard rapide vous êtes en mesure de savoir s’ils sont en ligne, disponibles, occupés, etc. La présence est un outil pratique pour voir de quelle manière vos contacts sont connectés dans le monde Skype.

MI (Messagerie Instantanée) : La MI n’est pas une découverte technologique, mais est très pratique au sein d’une suite CU. La MI vous permet d’envoyer des messages instantanés à vos contacts, ou créer des groupes de discussion. Ceci est pratique dans bien des situations; vos contacts apparaissent occupés mais peuvent répondre à un message MI tout en continuant leur appel vidéo ou audio; lorsque vous établissez un appel vidéo ou audio, il est possible qu’un des participants soit silencieux, dans ce cas vous pouvez utiliser la MI pour l’informer que vous ne pouvez l’entendre et envoyer des messages à un ou plusieurs participants de l’appel. De manière intéressante, Microsoft, qui possède Skype, a récemment annoncé qu’ils allaient retirer Windows Live Messenger et forcer les utilisateurs à n’user que Skype.

Fotolia_43728429_XS-300x250Voix: C’est ici que Skype se démarque vraiment des appels gratuits d’ordinateur-à-ordinateur partout au monde. C’est ce qui l’a rendu si populaire, lui a permis d’établir une énorme base de client et devenir une marque très connue. L’offre d’appels audio de Skype s’est considérablement améliorée depuis les premiers jours et inclut : Skype relié au téléphone fixe, sur le cellulaire et les appels de conférence reliant plusieurs utilisateurs (encore un peu fragile), et la boîte vocale.

Note : la plupart des services additionnels ne sont pas gratuits.

Vidéo: La vidéo Skype est très bonne pour les appels de personne à personne, mais la vidéo à utilisateurs multiples n’est pas gratuite. Il faut avoir un compte ‘premier’ et cela ne fonctionne pas si bien. J’ai utilisé d’autres produits me permettant d’effectuer un appel vidéo avec une bande passante limitée, alors que le même appel avec Skype résulterait en une alerte m’indiquant de fermer la vidéo car il n’y a pas assez de bande passante.

Skype continuera sans doute de développer cette partie de leur solution technologique. La preuve est qu’ils ont récemment annoncé un nouveau service de Messagerie Vidéo avec lequel les utilisateurs (en payant des frais) peuvent laisser des messages vidéo.

Au-delà de la Communication Unifiée

Skype offre aussi des services allant au-delà de la CU, tels que : le partage de contenu, le transfert de fichiers et messagerie texte. Ces services rendent le produit encore plus puissant et pratique.

Skype fonctionne aussi avec plusieurs appareils; PC, Mac, tablettes et téléphones cellulaires, ce qui n’est pas habituel d’une suite complète de CU.

Skype est une plateforme de communications puissante qui s’améliore de jour en jour, même si ce n’est pas toujours la meilleure plateforme pour les entreprises ou pour connecter des participants à des salles de réunions.

Alors que le produit continue de se développer, seul le temps nous dira si ceci changera. La croissance continue et les améliorations de Skype démontrent un futur prometteur pour le logiciel. Skype est une bonne technologie de départ pour les communications améliorées.

Mais, si vous commencez à payer pour les services Skype et souhaiter pousser les limites de la technologie, il y a d’autres options viables qui pourraient résoudre certaines limitations et offrir un prix comparable. Contactez-nous pour discuter d’options alternatives.

L’Entrepreneur Collaboratif

La collaboration change tout, incluant les modèles d’affaires entrepreneuriaux

Success graphAvez-nous remarqué que lorsque vous contemplez l’achat d’une nouvelle voiture et que vous avez une marque ou un modèle particulier en tête, vous commencez à voir cette voiture sur la route bien plus souvent?

Ceci n’est qu’un changement de perception. Votre cerveau se concentre sur quelque chose et cette chose commence à se manifester plus souvent.

Ma perception de la collaboration et l’importance du modèle collaboratif auprès des entreprises s’est aujourd’hui améliorée. En effet, je me concentre sur les Solutions Collaboratives, je vois de plus en plus que pour obtenir du succès dans le monde d’aujourd’hui, il y a un besoin grandissant de travailler en collaboration au sein d’un écosystème

L’évolution d’un entrepreneur en série

Récemment, j’ai participé à un diner où le présentateur principal était Greg Wolfond. Ce nom vous ne vous rappel probablement rien, mais si vous êtes dans ce milieu de technologies de collaboration depuis aussi longtemps que moi, vous le reconnaitrez parce qu’il est en lien avec deux start-ups fructueuses : Footprint Software et 724 Solutions.

Footprint était la première aventure de Greg, de 1983 à 1995. Footprint a développé un logiciel pour combler le besoin des branches bancaires. Leur succès dans le marché a finalement résulté à un rachat de la compagnie par IBM.

La deuxième compagnie de Greg était 724 Solutions, de 1997 à 2002, durant l’expansion et la récession d’Internet. 724 solutions était chef de file dans les solutions bancaires mobiles et était une action populaire dans les années allant de 1887 à 2000.

En 2007, Greg a fondé sa troisième entreprise, SecureKey Technologies, qui permet de visualiser des cartes en plastique depuis des téléphones mobiles et des PC sans compromettre leur sécurité.

Les secrets d’un entrepreneur collaboratif

En premier lieu, Greg a déclaré que chaque fois qu’il a démarré une entreprise, il a passé beaucoup de temps à déterminer qu’elle problème il devait tenter de résoudre. S’il n’arrive pas à faire cela comme il faut, les chances de succès dans le futur sont minces.

Un autre ingrédient important, est l’équipe centrale et avoir les bons éléments. Greg s’est pris comme exemple. Il est bon pour faire démarrer une organisation, mais lorsque celle-ci prend son envol sur le marché, il préfère engager d’autres individus et choisir de bons dirigeants pour de permettre à l’organisation de proposer son produit sur le marché.

Greg a aussi décrit certains facteurs communs entre ses trois aventures entrepreneuriales. Mais une des questions du public durant le diner était, ‘C’est votre troisième start-up technologique, qu’est-ce qui est différent cette fois-ci?’.

 

Quelle est la différence de SecureKey?

GroupGreg construisait bien plus qu’un produit. Il construisait une offre de marché qui était améliorée et facilitées par les partenaires, qui sont devenus des pièces intégrales de la solution.

Il a résout des problèmes liés à la collaboration avec d’autres parties pour le bien général du consommateur, ses partenaires et SecureKey. Il a créé une solution ‘gagnant-gagnant’ en offrant une solution qui engage les actionnaires en tant que collaborateurs pour atteindre des buts communs.

Ceci est différent et a sans doute jouer un grand rôle dans le succès de SecureKey.

Les partenaires dans l’écosystème collaboratif de SecureKey

Greg a démarré SecureKey avec pour but de simplifier les mots de passe pour les utilisateurs et s’assurer que l’utilisation de l’Internet soit réellement sécuritaire pour les individus. Donc, il a commencé à construire un logiciel. Même si le logiciel de SecureKey est nouveau et différent, la sécurité web et, plus important encore, la sécurité des transactions, font partie d’un écosystème incluant les utilisateurs, vendeurs, institutions financières et gouvernements, pour n’en nommer que quelques-uns.

Greg a commencé à travailler en partenariat avec ces partis. Il les a rencontrés afin de bien comprendre leurs attentes, et ce qu’ils peuvent offrir en relation avec cette solution générale. Même si ceci a rendu le travail plus compliqué, à la fin du compte la solution s’est grandement simplifiée. Plus important encore, les résultats de la collaboration ont amélioré les chances de succès de SecureKey.

Comment est-ce que SecureKey collabore avec ses partenaires?

SecureKey n’allait pas démarrer son activité en travaillant sur des éléments qui nécessitent des autorisations de transactions. Les banques sont déjà très efficaces et rentables dans ce domaine. Non seulement SecureKey collabore avec les banques pour ceci, mais ils ont aussi étendu le modèle d’autorisation pour inclure les transactions gouvernementales. Ceci est un avantage pour les banques, car ils obtiennent un pourcentage de toutes les transactions. En utilisant les systèmes bancaires, le gouvernement profite car il n’a pas besoin de construire un système différent. C’est un avantage pour les utilisateurs car cela simplifie le nombre de comptes nécessaires et utilise un processus d’autorisation qu’ils connaissent déjà. Et SecureKey est la colle qui rassemble tous les systèmes ensemble.

La complexité augmente. Le changement accélère. Une meilleure collaboration est essentielle et la technologie est un élément important pour augmenter la collaboration.

Notre organisation peut aider la vôtre à comprendre et orchestrer une plateforme technologique efficace pour la Collaboration & Communication Unifiée et pour une architecture de communication de média digital.

Pour une assistance de l’utilisation des solutions collaboratives technologiques et pour la rendre plus efficace, contactez-nous.

Comment obtenir plus d’espace dans un espace réduit – les facteurs qui éliminent le manque d’espace

xxDans notre dernier billet, ‘’Manquez-vous d’espace de travail? Toutes les entreprises avec lesquelles je discute ont ce problème, sans exception’’, nous soulignons deux tendances qui nuisent à la disponibilité de l’espace de réunion :

  • Les entreprises réduisent leur empreinte immobilière (moins d’espace = moins de salles)
  • Les organisations n’utilisent pas efficacement les salles existantes

La bonne nouvelle est qu’il y a des façons de combattre ces deux tendances négatives reliées à un manque d’espace de réunion en obtenant plus d’espace dans un espace réduit, et promouvoir un usage plus efficace des salles de réunion. Ce billet explore 6 solutions pour augmenter la capacité d’espace de réunion, même si vous tentez de réduire votre empreinte immobilière.

Obtenir ‘plus d’espace’ dans un ‘espace réduit’ :

  1. Réduisez votre espace ‘personnel’ et augmentez votre espace ‘d’équipe’ – un espace plus flexible

Steel-caseVous avez sans doute observé de plus en plus de gens se rencontrer dans des espaces à ‘concept ouvert’ ou se mettre au travail dans un espace ‘café’. Ceci est une des tendances principales, où les vieilles fermes cubiques de l’ère Dilbert (l’espace ‘personnel’) sont remplacées par une balance appropriée d’espaces de rencontre (espaces ‘d’équipe’) et d’espaces de travail pour les gens qui travaillent toute la journée à leur bureau.

Cette transformation permet d’obtenir beaucoup plus d’espace et supporte le changement vers un environnement de travail plus flexible, où les employés passent plus de temps sur la route ou à travailler à la maison. La meilleure partie est que les gens aiment beaucoup plus travailler dans ces espaces que dans un environnement de bureau traditionnel.

Plus d’espace ‘d’équipe’ signifie plus d’espace de réunion formel et informel.

  1. Des réunions virtuelles, ou dans le Cloud

La plupart d’entre nous avons vécu notre première réunion virtuelle sous forme d’appel conférence durant lequel personne ne se trouvait dans une salle de réunion. Ce concept s’est maintenant étendu à la conférence web, la vidéoconférence et la conférence sur tableau interactif – des modalités de conférence différentes. Plus il y a de modalités de conférence incluant une réunion virtuelle, plus l’expérience sera riche. En fait, vous pouvez rendre le tout comme si vous y étiez vraiment, si vous savez le faire correctement.

Et un espace de réunion physique n’est pas nécessaire pour les réunions virtuelles. Les gens peuvent y participer de n’importe où, tant qu’ils ont une connexion.

4 façons d’utiliser vos salles de réunion plus efficacement

“Des compagnies progressives comme BT et Oracle ont prouvé qu’il existe des avantages entrepreneuriaux reliés à un environnement de travail flexible.BT, par exemple, note une réduction de l’absentéisme de 63% parmi les employés flexibles. Steelcase Solutions, qui supporte des heures de travail flexibles, indique un taux de rétention des employés de 35% – plus élevé que la moyenne du Royaume-Uni.” Steelcase, Recherche 360

  1. Systèmes de Planification de Salles

Les systèmes de planification aident à gérer l’espace de réunion avec un but principal de maximiser la disponibilité de l’espace pour les réunions. Plusieurs organisations sont passées d’un système sur papier ou en personne, à un système électronique pour réserver la salle sur Exchange, Notes, ou tout autre système. Ceci est la première étape importante pour rendre la salle disponible à toutes les personnes de votre organisation, afin de céduler et maximiser l’utilisation de l’espace.

Une planification automatisée peut même offrir plus d’avantages pour votre organisation, si vous suivez des étapes additionnelles aussi avantageuses les unes que les autres :

  • Des panneaux associés avec le calendrier de la salle pouvant afficher le statut de l’horaire de salle à tous ceux se trouvant hors de la salle
  • Permettre aux gens de réserver la salle à partir des panneaux mentionnés ci-dessus
  • Rendre la salle disponible automatiquement si les gens qui ont réservé ne se présentent pas pour la réunion
  • Relier le système de planification à des règles d’automatisation afin de maximiser l’utilisation de la salle, l’efficacité de l’utilisation du courant et faciliter un démarrage plus rapide. Ceci supporte les efforts de préservation de l’environnement et de productivité. Par exemple, si des gens décident d’annuler une réunion mais ont toujours la salle sous réservation, après 15 min d’inactivité, la salle sera mise à disposition et tous les systèmes sous tension seront éteints.
  • Relier la salle avec la restauration, si cela s’applique à votre organisation

Nous écrirons un billet futur sur les systèmes de planification afin de fournir plus d’information sur le sujet.

  1. Faciliter les réunions par un temps de démarrages plus rapide

Combien de minutes, en moyenne, sont perdues à essayer de démarrer une réunion au sein de votre organisation?

Sérieusement, pensez au temps nécessaire pour obtenir l’équipement approprié dans la salle pour la réunion? Combien de temps cela prend-il pour connecter les participants à distance? Combien de temps faut-il pour ouvrir les matériaux de support?

Tous ces points peuvent affecter le temps de démarrage nécessaire pour une réunion de quelques minutes. Cela peut prendre plus de 15 minutes. Si vous accumulez tout le temps passé sur une durée d’un an, vous pourriez être choqué de l’impact financier associé à ceci.

Formule pour calculer le coût du temps perdu, à démarrer une réunion

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Un exemple : 10 salles x 5 réunions par jour et par salle x 225 jours par année x (4 individus x 100$ de l’heure) x (5 minutes/60 minutes) = 375 000$ par année. Et ceci ne représente que le coût par les individus ; la formule ne prend pas en considération le coût d’utilisation de la salle de réunion. Vous pouvez appliquer cette technologie pour vous aider à résoudre ce problème de plusieurs façons.

  • Démarrer la salle automatiquement afin qu’elle soit prête avant le début de la réunion à l’aide d’un système de planification avancé
  • Rendre la technologie dans la salle facile à utiliser (plus d’info ci-dessous)
  • Avoir tous les documents pertinents prêts à l’avance. Des systèmes de Collaboration et Communication Unifiée (C&CU), connectent la technologie ‘dans la salle’ à votre plateforme CU. Donc, la réunion peut démarrer avec tous les documents importants, disponibles. Un exemple de ceci est l’intégration des technologies SMART avec Microsoft Lync.
  1. Une fin de réunion plus rapide – automatisez les minutes de la réunion

Un des éléments les plus importants pouvant être résout avec la technologie est une fin de réunion plus rapide. L’impact de ceci peut être signifiant si vous additionnez les minutes perdues par jour et par tous vos employés.

Schulung eines Teams im BesprechungsraumCet élément résonne davantage lorsqu’un tableau à chevalet ou un tableau blanc est utilisé pour capturer les points importants de la discussion. Si vous prenez bien des notes, ce que la plupart d’entre nous – moi inclus – ne faisons pas, ceci pourrait ne pas être applicable. Mais, capturer la discussion et les idées d’innovation est très important.

Certains individus prennent une photo du tableau blanc et la font circuler autour de la table, mais même si cette solution a l’air bien, elle n’est pas très efficace.

Un tableau interactif (IWB, interactive whiteboard) facile à utiliser, qui fonctionne et avec des applications ordinaires, peut vous permettre d’aller loin. Les technologies SMART sont les chefs de file de cette technologie. Des notes illimitées (peu importe le nombre de pages) peuvent être envoyées instantanément à la fin de la réunion et tous les participants les recevront dès qu’ils auront quitté la salle. Ces notes peuvent être sauvegardées sous PowerPoint, Adobe PDF ou tout autre type de fichier afin d’être entreposées de manière appropriée pour une utilisation future.

Cette caractéristique de ‘fin de réunion’ peut justifier à elle seule, le coût d’un IWB pour certaines organisations. Cela permet aussi de libérer de l’espace sur un tableau blanc ordinaire avec le fameux PLO (Please Leave On), ou Veuillez ne Pas Effacer, afin d’utiliser les tableaux sans avoir peur de perdre de l’information lors de la prochaine réunion. Une fin de réunion plus rapide signifie aussi que la réunion précédente ne continuera pas au-delà de son temps alloué, empêchant la réunion suivante de commencer.

  1. La technologie facilite l’utilisation des systèmes de salle

Ceci est un sujet en soit, mais à un niveau très simple, les gens comparent le fait d’être capable d’utiliser un système de contrôle pour une salle de conférence, à une application sur leur iPad. Et ils s’attendent à ce que ce soit aussi facile à utiliser qu’une application provenant d’un iPad.

Cette attente n’est sans doute pas réaliste, mais elle est réelle.

Pourquoi n’est-ce pas réaliste?

Le système de contrôle pour une salle de réunion est connecté à tous les différents éléments de la salle – projecteurs, écrans, éléments AV, lumières, caméras, microphones, haut-parleurs, etc. Ces systèmes ne s’allument et ne s’éteignent pas aussi facilement et rapidement qu’une application iPad qui répond à votre toucher. L’interface d’utilisateur des écrans de contrôle a évolué de manière signifiante, tout comme d’autres technologies. Mais jusqu’à récemment, le mieux que l’on pouvait avoir était une grosse télécommande pour votre télévision avec bien plus de fonctions et capacité. Pour un utilisateur exposé à la ce type de ‘télécommande’, c’est beaucoup trop de devoir mémoriser rapidement tous ces boutons. Ceci mène à une frustration de l’utilisateur. Mais, l’attente demeure réelle, alors les concepteurs et programmeurs tentent de:

Alors que la nature du travaille change rapidement, les meilleures compagnies n’attendent plus. Elles réclament des opportunités gagnantes pour tous en encourageant le travail flexible au lieu d’attendre. En regardant vers le futur, elles réalisent que c’est la direction vers laquelle il faut diriger les affaires”. – Steelcase, Recherche 360

  • Simplifier l’interface et limiter certains contrôles fonctionnels disponibles pour l’utilisateur
  • Employer des principes de conception GUI autant que possible avec la technologie
  • Imiter le panneau de contrôle d’un iPad afin que l’utilisateur puisse se sentir familier avec l’appareil à utiliser
  • Utiliser les technologies de panneaux de contrôle les plus récentes pour des fonctions de ‘glisser-déposer’ (ceci est un bon pas vers l’avant mais vient tout juste d’entrer sur le marché)

 

Il va sans dire que plus les technologies de salle sont faciles à contrôler, plus le temps de réunion sera utilisé de manière efficace. Le contrôle de la technologie s’immisce dans l’arrière-plan, ce qui est l’objectif de la conception de ces technologies.

Plusieurs des solutions discutées ci-haut sont les pièces d’une stratégie générale nécessaire pour gérer vos solutions de technologies de collaboration en temps réel. Contactez-nous pour en apprendre plus ou pour obtenir de l’aide sur certains aspects.

Manquez-vous d’espace de travail? Sans exception, toutes les entreprises avec lesquelles je discute ont ce problème.

Le problème inévitable du manque d’espace de réunion

Screen-Shot-2013-01-08-at-2.54.57-PM-150x150La nature du travail a changé, passant de moins de temps individuel vers plus de temps collaboratif en groupe. Résultat: le temps passé en réunion a augmenté de manière considérable.

Ceci ne signifie pas que toutes les réunions sont efficaces ou que le temps individuel n’est pas important. Mais, il y a une tendance vers une quantité de temps passé à travailler avec les autres à la hausse, afin de résoudre des problèmes, de collaborer et innover au travail.

“…La recherche a démontré que même si le travail individuel mène des fois à un travail plus rapide, la collaboration offre des idées plus riches et profondes de manière constante, grâce aux perspectives élargies et à la pollinisation des idées offertes par le travail d’équipe…” Recherche 350

Selon Recherche 360, “Une étude de recherche jointe entre Steelcase et Corent Global a démontré que deux-tiers des organisations collaborent en moyenne 60 à 80% du temps. Il y a une bonne raison pour cela – la collaboration fonctionne. La recherche a démontré que même si le travail individuel mène quelque fois à un travail plus rapide, la collaboration offre des idées plus riches et profondes de manière constante, grâce aux perspectives élargies et à la pollinisation des idées offertes par le travail d’équipe. Mais que ce soit seul ou en groupe, le désir d’innover demande plus de créativité.’’ 360 Research

La réalité est que la construction de solutions collaboratives signifie qu’il est nécessaire d’avoir plus d’espace de réunion.

Deux tendances qui impactent la disponibilité de l’espace de réunion

  1. Les entreprises réduisent leur empreinte immobilière (moins d’espace = moins de salles)

Souvent, le coût fixe le plus important pour une entreprise est son immobilier. Certains réduisent leur espace afin d’épargner, mais la plupart n’ont simplement pas besoin d’autant d’espace qu’auparavant.

Pourquoi?

Des politiques de travail plus flexibles, elles permettent aux employés de travailler hors du bureau, comme à la maison, chez les clients ou même sur la route. Deuxièmement, les entreprises rénovent leur espace de travail pour accommoder plus de gens dans un espace réduit tout en rendant l’espace de travail plus agréable pour y travailler. Finalement, les outils technologies personnels permettent aux employés d’avoir leur travail avec eux peu importe l’endroit.

J’ai entendu des clients dire que même si l’immeuble était en feu sur un étage, personne ne serait blessé. Les gens ne travaillent plus au bureau. Certains disent même qu’il est plus facile de travailler seul lorsqu’ils ne sont pas au bureau.

J’ai un ami dans le marché de l’immobilier qui rend visite à des clients et leur dit souvent qu’ils ont trop d’immobilier. En effet, ils n’utilisent plus autant d’espace qu’avant.

  1. Les organisations n’utilisent pas efficacement les salles existantes.

Comme il peut être très difficile d’obtenir une salle ou un espace pour avoir une réunion, vous pensez sans doute qu’il est sensé d’utiliser l’espace dont vous disposez déjà, pas vrai? Malheureusement, les salles sont souvent inoccupées car les systèmes qui permettent de gérer ces espaces ne sont pas en place.

Qu’arrive-t-il?

Les gens réservent une salle de réunion puis les plans changent et ils oublient de libérer la salle. Voilà comment on gaspille l’espace. Les bureaux sont vides lorsque les employés n’y sont pas – une autre opportunité gaspillée pour un espace de rencontre. Les réunions sont plus longues qu’elles ne devraient l’être pour bien des raisons, et aucune de ces raisons n’est reliée à la réunion en elle-même. Ce sont tous des exemples de gaspillage de temps et d’espace de réunion.

Un autre exemple de perte de temps est de devoir ‘trouver un lieu pour se rencontrer’. Comme l’indique le sondage de Steelcase :

  • 70% des employés rapportent perdre jusqu’à 15 minutes par jour à chercher un espace pour collaborer avec leurs collègues
  • 23% perdent jusqu’à 30 minutes par jour.

C’est couteux pour l’organisation et a un réel impact sur la productivité.

Le bon côté des choses est qu’il y a des façons de combattre ces deux tendances qui impactent la disponibilité de l’espace de réunion.

Ce tableau vous offre des solutions multiples pour résoudre le problème inévitable du manque d’espace.

Obtenir plus d’espace dans un espace réduit Comment utiliser les salles de réunion plus efficacement
Se déplacer d’un espace ‘individuel’ vers un espace ‘d’équipe’ – de l’espace plus flexible Systèmes de planification
Réunions virtuelles Faciliter le temps de démarrage
Automatiser les fins de réunion
Rendre la technologie plus facile d’utilisation

Je discuterai de ces solutions plus en détail dans mon prochain billet.

Identifier votre manque d’espace de rencontre n’est que la moitié de la bataille. La prochaine étape est de trouver la bonne solution pour votre organisation. Contactez-nous afin de discuter de la situation et restez à l’écoute pour notre prochain billet : Partie 2 : Comment obtenir plus d’espace dans un espace réduit – les facteurs qui élimine le manque d’espace. Dans ce billet, je m’intéresserai aux solutions du tableau précédent afin de vous aider à faciliter les réunions en ayant plus ‘d’espace de rencontre’ disponible.

La règle #1 pour la Vidéo et les pare-feu : dire NON aux services annexes d’aide

VideoFirewall-225x300Les pare-feu sont sans doute un des achats les plus apaisants pour les entreprises désirant s’assurer d’être protégées du monde extérieur. Des pare-feu plus compréhensifs offrent une vaste suite d’outils et caractéristiques pour faciliter la vie de l’administrateur en automatisant une grande partie du processus de sécurité. Lorsque le sujet est la technologie de vidéoconférence, la plupart des solutions de pare-feu ne sont pas aussi utiles que la trousse d’outils l’indique.

Aujourd’hui, plusieurs pare-feu sont équipés avec des choses comme des services annexes SIP ALG ou H.323. Selon le vendeur, ils permettent aux clients de naviguer à travers le pare-feu plus facilement et donc d’obtenir une connexion sécuritaire uniforme. Le problème est que ceci est rare – probablement jamais le cas. Ces services utiles en théorie, font souvent partis de ce qu’on appelle SPI (Stateful Packet Inspection). Le rôle du SPI est d’ouvrir chaque donnée traversant votre réseau afin de détecter tout danger et les neutraliser avant qu’ils puissent endommager quoi que ce soit. Ceci peut causer des problèmes de performance signifiants pour la vidéoconférence. Certains pare-feu peuvent être ‘au courant’ ou sensible aux protocoles particuliers de vidéoconférence, quoi qu’il y a toujours des risques inhérents qui doivent être mitigés par vos politiques de sécurité IT.

Qu’est-ce que ça signifie? Si ce n’est pas à toute épreuve, pourquoi s’en donner la peine?

Chaque pare-feu est différent et chaque entreprise l’utilise de manière différente. Donc, aucune installation ne serait similaire. Parce que toutes les installations sont différentes, les vendeurs de pare-feu se sont efforcés, ces dernières années, d’offrir la capacité d’éteindre ou de changer le rôle du SPI et des services annexes de votre pare-feu. Malheureusement, dans la plusieurs cas, ceci n’est pas assez. Le trafic vidéo traversant le pare-feu, utilisant des services annexes ou SPI, peut grandement limiter la performance nécessaire pour surveiller le trafic.

Une autre limitation sérieuse des pare-feu, en relation avec le trafic vidéo et le SPI, est l’allocation de port dynamique. Tous les pare-feu modernes fonctionnent très bien en relation au modèle d’allocation de port fixe. Dans ce modèle, l’administrateur de sécurité défini le trafic permis sur chaque port dans le réseau. Alors que la vidéo et les autres applications entrepreneuriales gagnent du terrain dans l’usage de la bande passante, ce modèle devient plus difficile à maintenir.

La vidéo nécessite spécifiquement très peu de ports fixes pour les participants connectés. Elle se fie plutôt à l’allocation de port dynamique, où un port ou groupe de ports, est choisi par le client pour se connecter. Sans règle spécifique, la plupart des pare-feu ne répondent pas assez bien au trafic passant pour permettre la connexion vidéo. Les ports utilisés pour les appels vidéo se trouvent dans une gamme allant de 10,000-20,000 combinaisons de ports possibles, et c’est très difficile à maintenir. Le pare-feu, par définition, doit atteindre une balance entre poreux et sécuritaire. À cause de cette balance, l’infrastructure de vidéoconférence a évolué, afin de trouver de nouvelles façons de s’adapter de manière sécuritaire aux besoins du réseau.

Deux façons de répondre à la question du pare-feu

Il y a deux approches populaires pour gérer le trafic vidéo sans compromettre la sécurité de votre réseau. Les vendeurs de vidéo comprennent que les entreprises désirent collaborer sans compromettre la sécurité ou la performance du réseau. Ceci étant dit, deux approches ont émergé afin de mitiger le risque relié à la sécurité et la performance, et afin d’offrir une paix d’esprit pour les entreprises.

  1. Les gros joueurs du marché prennent une approche transversale

Ils contournent le mur avec des serveurs sécuritaires, ou le traverse avec une gamme limitée de ports ouverts. Ceci est une option vérifiée et utilisée par les grosses entreprises. Elle offre plus de flexibilité et d’évolutivité. Les administrateurs IT préfèrent ces solutions car elles sont conçues avec des politiques de sécurité, ce qui résulte en une solution facile à supporter pour ceux, soucieux de la sécurité.

  1. Les vendeurs avantagent l’infrastructure existante

Les vendeurs peuvent toujours offrir une expérience enrichie pour leurs utilisateurs en tirant partis de l’infrastructure existante du DMZ ou du Cloud. Selon le scénario de déploiement, ces solutions peuvent nécessiter 100 ports comme 0 port. En fait ils peuvent être offerts comme services du Cloud, éliminant presque votre pare-feu corporatif de l’équation. Ils sont mobiles, simples et élégants, cela rend l’option plus agréable pour la foule aimant utiliser ses propres appareils.

Les pare-feu ne sont pas les seuls ‘annexes’ qui peuvent se heurter à votre trafic de vidéoconférence. Essentiellement, les technologies d’optimisation WAN tentent d’appliquer un certain ordre à votre trafic public. Leur avantage principal est que les employés IT sont déjà familiers avec l’idée de Qualité de Service (QdS). Ils sont aussi familiers avec la formation de trafic, ce qui est fondamentalement ce que ces outils accomplissent sur l’Internet en général, plutôt que votre réseau corporatif.

Ceci est important car, à l’inverse des services annexes, les optimisateurs WAN sont généralement des outils très sensibles aux médias. Ils sont conçus pour améliorer votre expérience de vidéoconférence mais peuvent aussi travailler à votre avantage sur d’autres lignes d’applications corporatives. Peu importe le vendeur et la façon dont c’est déployé, toutes les solutions de vidéoconférence reviennent éventuellement vers le pare-feu.

Les choses à considérer avant de déployer la vidéoconférence

  1. Assurez-vous de savoir ce que votre vendeur de pare-feu supporte et ses limitations
  2. Plus important encore, discutez des implications de la vidéoconférence avec un intégrateur avant de déployer la vidéoconférence à vos utilisateurs.

Avoir ces deux points sur votre liste fera la différence entre une expérience collaborative enrichie et profonde et un jeu de charades rempli de pixels.

Si vous avez des questions concernant ce que votre vendeur de pare-feu supporte et les implications possibles pour votre système de vidéoconférence, contactez-nous.

Les avantages et désavantages d’utiliser Skype pour des appels de conférence vidéo d’entreprises

Pourquoi payer pour de la vidéoconférence si Skype est gratuit?

Business people looking at a laptopLes clients me demandent souvent pourquoi ils devraient dépenser de l’argent pour des solutions de vidéoconférence de niveau commercial si Skype est gratuit. Je crois que c’est une question valide.

En fait, je leur dis souvent que si Skype fonctionne bien pour eux, ils devraient continuer de l’utiliser. Ou, si quelqu’un n’a pas d’expérience avec la vidéoconférence et ne sait pas quelle solution est appropriée, je leur dit d’utiliser Skype ou Google Hangouts. Ils sont tous deux gratuits et Google Hangouts possède une meilleure qualité vidéo.

Mais, une fois qu’ils rencontrent les limitations de Skype, je sais qu’ils sont enfin prêts pour la prochaine conversation.

Skype possède définitivement des avantages attirants :

  • Il est presque omniprésent (plus de 6 millions d’abonnés) et facile à déployer (en assumant que votre politique IT ne l’empêche pas) donc vous pouvez être en affaires en moins de quelques minutes.
  • C’est facile d’utilisation; tout le monde a entendu les histoires avec des grand-mères qui l’utilisent pour discuter avec leurs petits-enfants. Donc, si les grand-mères peuvent l’utiliser, cela doit être simple, ce qui n’est pas le cas pour certains clients vidéo de bureau.
  • C’est gratuit!

6 raisons pour lesquelles Skype n’est pas la bonne solution pour vos besoins de vidéoconférence entrepreneuriaux

Skype possède quelques limitations dans l’environnement entrepreneurial qui indique qu’il n’est peut-être pas la meilleure solution pour vos exigences de vidéoconférence :

  1. Fiabilité des appels audio et vidéo à plusieurs utilisateurs

Skype ne fonctionne pas très bien pour les appels émis à plusieurs utilisateurs. C’est le problème numéro 1 des utilisateurs Skype. Skype fonctionne bien pour les appels de personne-à-personne, mais une fois que d’autres utilisateurs se connectent, la fiabilité du système n’est plus la même et la majorité du temps est passé à gérer l’appel. Puis, ils se rendent compte que Skype n’est pas vraiment gratuit. Cela coûte très cher de gérer la technologie et Skype vient encombrer le travail à exécuter.

  1. Intégration Audio / Visuelle

Skype n’est pas facile à connecter à un système de salle de conférence AV. Mes clients tentent souvent de connecter un ordinateur à distance avec une salle de réunion ayant une technologie de vidéoconférence. Skype fonctionne bien pour le participant à distance, mais tenter d’utiliser Skype (ou tout autre client de bureau) dans une salle de réunion avec plus d’un individu présent ne fonctionne pas bien du tout.

  1. Plus de 2 individus dans une salle de réunion pour la vidéoconférence

Vous ne devriez pas utiliser Skype pour parler à plusieurs individus dans une salle de réunion. Vous devriez utiliser une caméra PTZ avec une lentille grand-angle et un objectif long focale. La plupart des caméras USB sont bien pour un à deux individus, mais elles ne sont pas adéquates pour une salle de réunion. Il y a des caméras USB disponibles qui vous donneront ces caractéristiques, comme les outils EasyUSB de Vaddio, mais ceci coûte plusieurs milliers de dollars.

  1. Clarté audio pour plusieurs individus lors d’une conférence audio

Afin de capturer proprement le son d’une salle remplie d’individus, vous nécessiterez un équipement audio pouvant supporter plusieurs haut-parleurs. Au moins un ou plusieurs microphones sophistiqués avec élimination de l’écho seront nécessaires. Il y a des appareils audio USB disponibles provenant de Vaddio et Clear One pouvant être utilisés dans les salles de conférence. Donc, pour plusieurs centaines de dollars, vous pouvez obtenir une bonne clarté de son.

  1. La qualité audio et vidéo pour la vidéoconférence avec des VIP.

La qualité de Skype dans le monde des affaires est un problème. La qualité des appels vidéo peut ne pas être fiable à cause du mauvais son ou de la mauvaise qualité vidéo. Ceci peut fonctionner avec des collègues internes, mais pas avec vos clients ou partenaires d’affaires. Je n’ai aucun problème à demander à un collègue d’annuler l’appel vidéo et de m’appeler sur mon cellulaire, mais je déteste lorsque cela arrive avec un client ou un partenaire. Des systèmes de vidéoconférence de niveau entrepreneurial comme Movi de Cisco, les nouvelles solutions de Polycom ou Vidyo sont parfaites pour offrir une qualité d’appel consistante. De plus, Vidyo peut gérer la bande passante bien mieux que Skype.

  1. La vidéoconférence sécuritaire & confidentielle

Skype n’est pas aussi sécuritaire que les autres solutions de vidéoconférence. Skype est basé sur des mots de passe d’utilisateurs et même si les appels d’ordinateur à ordinateur sont normalement encryptés, la technologie de Skype lui est propre est certaines inquiétudes se sont fait connaître – par exemple: la sécurité est une des exigences principales obligatoires en affaires et sans elle, plusieurs initiatives IT sont perdues d’avance. Si votre entreprise gère des informations confidentielles, un système de vidéoconférence utilisant une connexion HTTPS et des options encodés est très hautement recommandé.

Évaluez les besoins de vidéoconférence de votre entreprise afin de trouver la bonne solution

Donc, lorsque les clients me demandent, ‘Pourquoi ne pas juste utiliser Skype?’, je leur demande à mon tour :

  • Combien de temps passez-vous à gérer Skype?
  • Avez-vous besoin de Skype dans une salle de conférence?
  • Est-ce que la qualité audio et vidéo est importante?
  • Avez-vous considéré le niveau de sécurité dont vous avez besoin?

Si ces choses ne sont pas importantes pour eux, je leur dis d’utiliser Skype! Si Skype comble leurs besoins entrepreneuriaux, c’est parfait. Si non, je suis content de les aider à trouver une bonne solution de vidéoconférence.

Si vous avez du mal à trouver une solution de vidéoconférence appropriée pour votre entreprise, contactez-nous.